Contoh singkat tugas ANSI-Sistem Informasi perpustakaan

Tugas Individu  :                                                                                 Dosen Pembimbing :

Analisa dan Perancangan Sistem Informasi                                        Anofrizen S.Kom M.Kom

ANALISA SISTEM INFORMASI PADA PERPUSTAKAAN

“STUDI KASUS PERPUSTAKAAN MAN 1 PAYAKUMBUH”

Oleh

RONA ROSITA

(11353204047)

SISTEM INFORMASI V B

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU

PEKANBARU

2015

KATA PENGANTAR

            Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan rahmat, karunia, serta taufik dan hidayah-Nya saya dapat menyelesaikan laporan tentang “Analisis Sistem Informasi pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Riau”. saya sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan serta pengetahuan kita mengenai manajemen sistem pada salah satu Badan perpustakaan Riau. Oleh sebab itu, saya berharap adanya kritik, saran dan usulan demi perbaikan makalah yang telah kami buat di masa yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang membangun.
       Semoga makalah sederhana ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya. Sekiranya laporan yang telah disusun ini dapat berguna bagi kami sendiri maupun orang yang membacanya. Sebelumnya kami mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang berkenan dan kami memohon kritik dan saran yang membangun demi perbaikan di masa depan.

Pekanbaru, November 2015

Penulis

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1  LATAR BELAKANG

Pada dunia pendidikan perpustakaan merupakan salah satu bagian yang penting dalam meningkatkan Ilmu Pengetahuan, karena di perpustakaanlah kita bisa mendapatkan berbagai macam buku yang dapat membantu kebutuhan kita untuk mendapatkan informasi.Apabila pada suatu lembaga pendidikan dalam hal ini adalah perpustakaan pengolahan datanya masih dilakukan secara manual maka akan menimbulkan berbagai masalah. Mulai dari lamanya waktu yang diperlukan hanya untuk mencatat data-data perpustakaan, mencatat tanggal peminjaman dan pengembalian dan kegiatan-kegiatanlainnya, belum lagi bila terjadi kesalahan penulisan pada data-data yang ada sehingga akan menghabiskan banyak waktu dan tenaga untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan tersebut. Hal ini menimbulkan terlambatnya pembuatan laporan yang berkaitan dengan lambatnya informasi yang sampai pada pimpinan perpustakaan yang mengakibatkan seorang pimpinan akan sulit untuk mengambil suatu keputusan atau tindakan yang diperlukan untuk perkembangan perpustakaan. Faktor inilah yang menyebabkan pentingnya penggunaan komputer dalam mengolah data perpustakaan.

Sistem informasi merupakan subsistem dari informasi manajemen yang digunakan dalam memecahkan masalah penyediaan informasi dan pelayanan informasi mengenai perpustakaan. Sistem informasi dapat diartikan sebagai sistem pengolah data yang meliputi pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data dan persiapan laporan. Berkaitan dengan sistem informasi yang telah ada saat ini pada perpustakaan MAN 1 PAYAKUMBUH , maka diperlukan suatu sistem informasi yang dapat menunjang evaluasi proses pengambilan keputusan. Hal inilah yang melatar belakangi penyusun untuk menerapkan sebuah judul pada makalah tugas ini yaitu “ANALISIS SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN pada MAN 1 PAYAKUMBUH ”.

1.2  Rumusan Masalah

Berikut ini akan diuraikan tentang hal-hal yang menjadi penyebab timbulnya masalah yang dapat menimbulkan kebutuhan untuk merancang sistem baru :

a.       Pada proses sirkulasi (peminjaman dan pengembalian), pendaftaran anggota dan penelusuran buku masih dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan kurang cepat dan kurang akurat di dalam proses pelayanan terhadap anggota, pembuatan laporan dan kegiatan lainnya yang saling berhubungan.

b.      Masih banyak penyimpanan data yang tidak teratur dan terdapatnya beberapa data yang sama (redundancy).

c.       Membutuhkan beberapa tempat untuk menyimpan berkas-berkas yang berbeda.

1.3  Maksud dan Tujuan Penelitian

Adapun maksud dari penelitian yaitu :

1.      Untuk memenuhi salah satu tugas pada mata kuliah analisis dan perancangan sistem informasi

2.      Membuat aplikasi sistem informasi perpustakaan sehingga diharapkan dapat menghasilkan laporan-laporan yang lebih baik dan informasi yang lebih akurat

Sedangkan tujuan dari penelitian tersebut adalah sebagai berikut :

1.      Dengan sistem yang baru maka proses sirkulasi dan proses penelusuran dapat dilakukan secara cepat, tepat, akurat dan menekan kesalahan sekecil mungkin

2.      Memanfaatkan teknologi informasi secara maksimal

3.      Sistem mampu memberikan pelayanan yang lebih baik yang akhirnya dapat memuaskan para anggota dan petugas perpustakaan

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1  Analisis

Analisis adalah tahap sistem dilakukan setelah tahap pengumpulan data. Tahap analisis sistem merupakan tahan yang kritis dan sangat penting karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Proses analisis sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan utuk pemeriksaan masalah dan  penyusunan alternatif pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yan baru atau sistem yang akan diusulkan dan dimodifikasi

2.2  Definisi Sistem

Dalam mendefinisikan sistem terdapat dua kelompok pendekatan yaitu menekankan  pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukankegiatan atau untuk melakukan sasaran yang tertentu. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan  urutan-urutan operasi didalam sistem.  Prosedur adalah urutan-urutan operasi yang biasanyamelibatkan beberapa orang  didalam satu atau lebih departemen, yang diterapkanuntuk menjamin penanganan  yang seragam dari tansaksi-transaksi bisnis yang terjadi. Definisi-definisi prosedur :  Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan,  kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.  Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemenatau komponennya  mendefinisikan sistem sebagai :  Sistem adalah kumpulan-kumpulan elemen-elemen yang  saling berinteraksi untuk  mencapai suatu tujuan tertentu.

2.3  Definisi Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti  bagi penerimanya. Sumber informasi adalah data. Data kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah kejadian yang terjadi pada saat tertentu.

2.4 Pengembangan sistem

Pengembangan sistem dapat berarti menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem lama secara keseluruan atau memperbiki sistem yang telah ada. Sistem lama perlu diperbaiki atau diganti karena beberapa hal :

1.      Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul dari sistem lama, misalnya :

a.  Ketidakberesan

Ketidakberesan dalam sistem lama menyebabkan sistem lama tidak beroperasi

sesuai dengan yang diharapkan.

b.  Pertumbuhan organisasi

Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhaninformasi yang semakin

luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi.

2.      Untuk meraih kesempatan-kesempatan

Organisasi mulai merassakan kebutuhan sistem informasi sehingga dapat

mendukung proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen.

3.      Adanya instruksi

Penyusunan sistem baru karena adanya instrusi-instruksi dari atasan atau luar

organisasi misalnya aturan pemerintah.

Dengan adanya pengembangan sistem dari yang lama kebaru diharapkan terjadi

peningkatan-peningkatan sistem yang baru antara lain : Performance  (kinerja), kinerja sistem beru lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu.  Respon time  adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu responseuntuk menanggapi pekerjaan tersebut. Information (informasi), peningkatan kualitas informasi yang disajikan. Economy  (ekonomi), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan biaya yang terjadi.  Control  (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan  memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan yang akan terjadi.  Eficiency,  peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis, ekonomis berhubungan dengan jumlah sumberdaya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumberdaya tersebut digunakan dengan pemborosan yang minimum. Service (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

2.4.1 Prinsip pengembangan sistem

Prinsip-prinsip pengembangan sistem antara lain :

a.       Sistem yang dikembangkan adalah untuk menajemen informasi dari sistem yang

digunakan oleh manajemen, sehingga dapat mendukung  kebutuhan yang diperlukan

oleh manajemen.

b.      Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar, setiap investasi harus

mempertimbangkan : Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi Investasi yang terbaik harus bernilai atau menguntungkan. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang terdidik. Tahapan dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan.  Proses pengembangan sistem tidak harus urut.(bersama-sama). Jangan takut membatalkan proyek. Dokumentasi harus ada untuk pedoman pengembangan sistem.

BAB III

METODOLOGI

ANALISIS SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

3.1  ANALISIS SISTEM

Analisis sistem adalah sebuah tahapan yang dilakukan untuk menganalisis permasalahan atau mencari kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem yang lama. Tahapan analisis sistem dilakukan setelah tahapan perencanaan dan sebelum tahapan desain sistem. Tahapan analisis sistem merupakan sebuah tahapan yang sangatlah penting, hal ini dikarenakan apabila terjadi kesalahan dalam melakukan analisi sitem maka akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.

 Langkah pertama yang harus dilakukan dalam melakukan analisis sistem adalah identifikasi masalah, yaitu mencari permasalahan atau kelemahan yang terdapat padasistem lama (sistem yang sebelumnya digunakan). Permasalahan yang ada pada sistemlama merupakan suatu penghambat dalam mencapai tujuan dari sebuah sistem, sehinga harus dicarikan pemecahaan dari masalah tersebut agar sistem dapat berjalan sesuai dengan keinginana pengguna.

3.2  Identifikasi Masalah

Permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem lama merupakan suatu penghambat dalam mencapai tujuan dari sebuah sistem, sehinga harus dicarikan pemecahaan dari masalah tersebut agar sistem dapat berjalan sesuai dengan keinginana pengguna.Melihat kondisi pada sistem manual yang masih dipakai oleh perpustakaan  sekolah MAN 1 Payakumbuh ini ,sistem proses sirkulasi (peminjaman dan pengembalian), pendaftaran anggota dan penelusuran buku masih dilakukan secara manual Seperti halnya sistem peminjaman , cara peminjaman buku disana masih menggunakan sistem manual, yaitu menggunakan kartu kemudian admin mencatat jenis buku apa yang dipinjam serta mencatat tanggal pengembalian buku. Setiap kelas mempunyai absensi pada perpustakaan, jadi setiap siswa yang meminjam buku itu mempunyai kartu serta dokumennya masing-masing.

Sistem pengembalian juga dilakukan secara manual, jika telat sehari itu akan dikenakan denda. Sistem pencarian buku pada sekolan Man 1 payakumbuh juga masih menggunakan sistem manual yaitu melihat kode atau jenis buku pada rak-rak bukunya.

Ini merupakan permasalahan serta kelemahan dari sistem manual yang masih dipakai oleh perpustakaan sekolah MAN 1 payakumbuh.

3.3  ANALISIS KELEMAHAN SISTEM

Pengembangan sistem informasi memerlukan analisis yang tepat untuk bisa memetakan terlebih dahulu masalah dan kelemahan pada sistem lama. Ada beberapa metode yang digunakan diantaranya analisis PIECES (performance, information, economy, control, eficiency, dan service) yaitu dengan melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Dari analisis ini biasanya biasanya didapatkan masalah utama. Berikut penjabaran analisisnya sehingga akan mendapatkan solusi yang strategis.

1.      Performances ( Analisis Kinerja )Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan. Melihat kondisi dan situasi dilapangan, kinerja MAN 1 PAYAKUMBUH dalam pengolahan data sirkulasi perpustakaan MAN 1 PAYAKUMBUH selama ini masih bersifat manual sehingga pemrosesan data masih kurang efektif jika ditinjau dari Throughput  dan Respon time hal ini dilihat dalam proses pencarian data anggota. pembuatan laporan masih menggunakan manual sehingga dalam proses pengolahan data membutuhkan waktu yang lama khususnya dalam pembuatan laporan.Disamping itu rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan pengolahan data anggota yang tertunda dan waktu untuk melakukan perbaikan juga masih sangat lama, sehingga dalam kinerja sistem membutuhkan adanya perbaikan sistem. Pada sistem lama Jumlah produksi kinerja membutuhkan 3 orang. Proses pencatatan data buku yang masuk dan data keluar yang keluar membutuhkan waktu 10-15 menit untuk setiapproses. Sedangkan untuk pembuatan laporannya bisa sampai 1-2 hari.2. Hasil Analisis Analisis Kinerja (Performance)

2.      Informations ( Analisis Informasi )

Kemampuan sistem informasi yang baik, sebuah organisasi akan mendapatkan informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu. Informasi yang didapat dari output, input dan penyimpanan data atau informasi itu sendiri.Output yang dihasilkan sistem selama ini belum bagus dan membutuhkan waktu yang lama. Pemasukan data tidak dapat diproses dengan cepat dan bertumpuk-tumpuk sedangkan untuk penyimpanan data juga belum aman masih dalam bentuk lembaran-lembaran.

Parameter	Hasil analisis
Akurat	Sistem yang digunakan sekarang adalah sistem manual, sehingga tingkat kesalahan masih cukup banyak. Misal dalam pengulangan data laporan
Relevan	Informasi yang dihasilkan kurang lengkap bagi pengguna
Tepat Waktu	Informasi yang seharusnya selesai dalam satu hari, menjadi dua hari penyelesaiannya.

Kesemuanya menyebabkan informasi yang disediakan kurang berkualitas.Maka perlu pengembangan sistem informasi yang mampu menyelesaikandata yang diinputkan dan diharapkan akan membantu setiap bagian danpimpinan dalam mengambil keputusan atau merencanakan langkah-langkahberikutnya. Pada Sistem lama Informasi yang disajikan bersifat kurang akurat karena dapat terjadi kesalahan proses pencatatan data dan lama pembuatan laporan 1-2 hari, disebabkan karena data yang bertumpuk-tumpuk . Informasi yang disajikan bersifat kurang tepat (tepat waktu), karena masih sering terjadi keterlambatan atau salah pencatatan dengan waktu 1-2hari.Informasi yang disajikan kurang relevan terbukti dengan adanya informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan bagian unit coordinator

3.      Economics ( Analisis Ekonomi )

Pertimbangan ekonomi akan dilakukan dengan melakukan perbandingan sejauh mana manfaat dari sistem lama dalam mendukung proses manajerial lembaga pendidikan. Adanya pemborosan waktu dan alat-alat maka otomatisterjadi pembengkakan biaya yang masih belum efektif dan efisien dalam penggunaan biaya khususnya dalam biaya pengadaan kertas sehingga membutuhkan biaya yang dianggarkan cukup besar. Seperti Penggunaan kertas,tinta dan alat tulis lainnya untuk penyimpanan dokumen sangat boros karena jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan lagi

4.      Control ( Analisis Kendali )

Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi.Dengan adanya control maka tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa diperbaiki.

5.      Efficiency ( Analisis Efisiensi )

Efisiensi pada sebuah sistem informasi menyangkut hal bagaimana menghasilkan output atau informasi sebaik mungkin dengan input yang diberikan, sehingga informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan bagi pihak-pihak yang memerlukanya. Selain itu efisiensi juga berkaitan dengan bagaimana sebuah sistem tidak melakukan pemerosesan secara berlebih, dan usaha yang dikeluarkan untuk melakukan tugas-tugas tidak berlebihan juga.

Dari hasil pengamatan pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa pendayagunaan waktu dan personil masih kurang efisien.Keberadaan komputer yang ada hanya digunakan untuk proses pengetikan dokumen dan pembuatan laporan, sedangkan untuk proses yang berkaitan dengan pencarian data anggota dan mengolah data sirkulasi masih menggunakan cara manual berdasarkan dokumen-dokumen yang ada. Hal seperti ini tentunya menyebabkan lambatnya penyampaian informasi.

6.      Service ( Analisis Pelayanan )

Dalam suatu bagian perpustakaan peningkatan pelayanan terhadap anggota merupakan tujuan utama. Pada perpustakaan MAN 1 PAYAKUMBUH pelayanan kepada anggota khususnya dalam proses peminjaman dan pengembalian sudah cukup baik, tetapi masih terdapat kekurangan yaitu masih kurang cepat dan akurat. Dalam Pelayanan pencarian data Buku,peminjaman, Pengembalian buku membutuhkan waktu yang lama dengan data yang bertumpuk. Pelayanan pencarian informasi laporan mambutuhkan waktu yang lambat dalam menyajikan informasi.

3.4  ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM

Kebutuhan fungsional:

1.      Sistem harus mampu melakukan penyimpanan data dengan cepat dan tingkat avalidasi data yang baik

2.      Sistem harus mampu melakukan proses sirkulasi data buku dengan cepat dan dengan tingkat validasi data yang baik

3.      Sistem harus mampu menyajikan data atau semu laporan yang dibutuhkan , baik laporan buku, laporan anggota, laporan peminjaman, laporan pengembalian maupun laporan denda.

Sistem harus mampu menyajikan data atau semu laporan yang dibutuhkan, baiklaporan buku, laporan anggota, laporan peminjaman, laporan pengembalian, maupunlaporan denda.

Pada class diagram manual diatas dijelaskannya bahwa proses sistem informasi manual yang dijalankan oleh perpustakaan  Man 1 Payakumbuh  itu ada tiga proses yaitu pendaftaran , pencarian serta transaksi yang terjadi pada proses peminjaman dan pengembalian buku.

Proses pendaftaran anggota pertama penginputan nama anggota oleh admin melalui absensi siswa, kemudian nama anggota sudah ada di dokumen rekap oleh admin, nama anggota terdaftar. Dibagian sistem pencarian bukunya masih menggunakan manual, yaitu dengan melihat kode atau jenis buku yang ada pada rak-rak buku tersebut. Dan sistem transaksi ada order, peminjaman serta pengembalian buku.

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dari bab-bab sebelumnya, maka kesimpulannya adalah:

a.       Sistem perpustakaan ini belum dapat menghasilkan informasi peminjaman dan pengembalian buku dan mampu mengolahdata buku, anggota, sirkulasi buku dan denda dengan lebih baik, sehingga pengelolaan data menjadi belum efisien dalam waktu pekerjaannya.

b.      Sistem perpustakaan ini belum dapat meningkatkan pelayanan kepada anggota yakni dalam hal ini para siswa MAN 1 PAYAKUMBUH.

4.2 Saran

            Sehubungan dengan dengan hal-hal yang telah di kemukakan di atas dan untuk meningkatkan sistem informasi perpustakaan MAN 1 Payakumbuh ,maka saran saya Melakukan perubahan sistem dari yang sebelumnya manual diganti dengan sistem yang bisa lebih membantu kinerja para staf perpustakaan dengan membuatkan sebuah sistem yang bisa membuat kinerja menjadi lebih efektif dan efisien.